「やりたいことが多すぎる人」におススメのスケジューリング法。

定期的にスケジュールを見直しているんですが、最近またスケジュール管理に苦心しています。仕事もさることながら、明らかにトライアスロン参戦が効いています。(それでも、トライアスロン師匠の強力バックアップによって、通常に比べると、かなり時間が圧縮できているんです。本当に感謝です。)

にもかかわらず、従来通りの予定も躊躇なくスケジュールに放り込んでいるので、やり繰りに苦労するのも当然…

こういった「やりたいこと・やるべきことが多すぎて、時間が全然足りない!」という状況に陥りそうな場合、何も考えず、あえて1回オーバーフローさせてみることを心がけています。他人事のように見守るイメージで。Let things flowです。

なぜなら、「これはもう、どうにもならんわ」という状態まで追い込んでみると、今の自分の正直な優先順位が見えてくるからです。同じような状況にある方の参考になるかもしれないので、ご紹介します。



(1) まずスケジュールをオーバーフローさせてみる

やりたいこと・やるべきことを、とにかく前倒しでスケジュールに入れていきます。大人な判断で、余計なバッファを持ってはいけません。消化できるかできないか、ギリギリの線でスケジュールを組んでいきます。

自分とのアポイントメントもちゃんと入れていきます。自分のやりたいことを、スケジュールに落とすことで、見えるようにしていくことが大切なので。仕事はもちろん、趣味、勉強、会食、GCON(スケジュールに入れるときの合コンの隠語。行く人のみ)、トレーニング(やる人のみ)など、計画したものすべてです。

そうるすると、スケジュール帳の上で、「この予定が入ってなかったら、これ入れられたのに…」ということが多発してきます。多発するまで前倒し&詰め込みで組んでいきます。ただし、ダブルブッキング・トリプルブッキングには気をつけましょう。当たり前のことですが、相手がいる場合は迷惑がかかってしまうので。

(2) 「これ消化してたら体がもたない」というとこまで来たら、バッサリ落とす

行けるところまでは、その前倒しカツカツスケジュールを強行するんですが、「これ以上はもうムリ!」というところまで来たら、改めてスケジュール帳を眺めます。そして、

・「これ、キャンセルしてもいいかな・・・」

・「これ、後ろ倒しでもいいかな・・・」

という予定を選び、実際にキャンセルしたり延期したりします。これだけです。

え、これだけ? それなら最初から予定入れなければいいのでは?? って思いますよね?でも違うんです。一度オーバーフローさせないと、ちゃんと優先順位が付けられないのです。

スケジュールも<拡散>と<収縮>で管理する

優先順位をつけるにあたって一番かんたんな方法は、選択肢をすべて並べてみた上で、順番をつけていくことです。そのためには、まず最初に選択肢を拡げる必要があるのです。

選択肢を出し切ることなく、その都度判断をしていくと、”勝ち抜き戦”方式になってしまいます。相対的な順番を決めることはできても、全体のバランス(ポートフォリオ)を見た上で判断することができません。

この優先順位のつけ方は、実は以前セミナーでもご紹介したクリエイティブ・シンキングの考え方と同じ。<拡散>と<収束>です。

140218_1_拡散と収束プロセス

ポイントは、まず拡散しきってから収束させるということと、拡散のフェーズと収束のフェーズをきっちり分けることです。

オーバーフローするほど拡散させてみることで、全体を見渡した上で、本当にやりたいこと・やるべきことが見えてくるというわけです。

時間の使い方の”新陳代謝”にも有効

この方法は、スケジュールの優先順位が付けられないときだけでなく、新しい習慣やイベントを取り入れていきたい場合にも有効です。一度優先順位を決めてしまうと、同じようなスケジュールで固定されてしまいますので。

生活に変化をつけたいとか、新しいことを取り入れたいという場合には、週単位・月単位で「拡散期間」を設けると、その期間は思い切ってスケジュールを入れることができます。

こんな風に、拡散期間と収束期間を繰り返していくと、生活習慣の新陳代謝もできるのでおススメです。

140218_2_拡散と収束プロセス

この<拡散>と<収束>は、メリハリをつけたいときや、新しいものを取り込んでいくプロセスを組み込みたいときに有効な考え方です。何にでも応用できるのでぜひ使ってみてください!

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