大雪で中止になった第2回Izu Trail Journeyの誠実な対応に学ぼう①

昨日は、第2回古河はなももマラソンが開催され、RUNチームからも多くのメンバーがこのレースに参加し、快走しました。

Sub4(フルマラソンで4時間を切ること)デビューも続出、初めてフルを走るメンバーも全員無事完走。みんな本当にすばらしい走りで、レポート見てるだけでも感動です。一緒に走りたかったなあ、とつくづく思います。

Izu Trail Journeyの中止決定対応

走りたかったなあ・・・なんて、なぜ自分は参加してないかと言うと、同日開催予定のIzu Trail Journeyというトレイルレースを走る予定だったから。

実はこのレース、2月の二度の大雪の影響で開催中止が決定されました。

中止自体はとても残念だったんですが、中止に際しての対応が素晴らしく、「これなら仕方ないかな」と思えるものだったので、レースは潔く諦め、学べるところは学ぼうということで、その対応を記録しておきたいと思ったのでした。

■2/21(大会3週間前)
→伊豆市より開催中止提言を受けたことをお知らせ

私はこのメールを受け取るまで知らなかったんですが、大雪の影響で伊豆市より大会開催中止の提言が出されていたようです。

140317 1 IZT中止提言

メールによると、

2月19日 伊豆市より伊豆山稜線歩道部分においての積雪量が多い事による安全確保の難しさから、IZU TRAIL Journey 2014の開催中止提言を正式に受けました。

これを受けて、20日緊急実行委員会を開催し、実行委員会によるコース状況の最終確認の上
大会可否を2月26日(水)に決定・発表する事といたしましたのでご報告いたします。

ということだったんですが、必要十分で簡潔な内容。

現状の説明と今後の対応がスケジュールも含めて書かれていたので、とりあえずコース状況の確認と26日の決定を待つことに。

それにしても東京でもすごい大雪でしたが、3週間後のこの大会のことまで頭が回らなかったので、このお知らせがなかったら自分から確認するようなこともしなかったでしょうね・・・

■2/22 (最初のお知らせの翌日)
→Facebookページにて、コース確認のための入山報告

ちゃんと調査が進んでるんだなということが分かると安心ですね。この時は、まだ走れるかなあ、と期待してましたが・・・

■2/26 (最初のお知らせから5日後)
→予定通りの日程で、中止決定&発表

予定されていた通りの26日に開催不可ということが決定され、残念ながら中止の発表がありました。苦渋の決断だったと思うんですが、ちゃんと最初に提示したスケジュール通りに判断がなされました。

実は、大会事務局からの中止決定メールの15分前に、往復のバスを手配していた旅行会社から案内メールがフライング(?)で届き、それにより中止の事実を知りました。

順番が前後している気もしましたが(笑)、連携もしっかり取れていたということですね。

■2/27(中止決定の翌日、大会2週間前)
→Facebookページで、コース調査映像の公開

すぐに判断材料となったコース調査の映像をYou Tubeで公開しています。

この映像を見たら、あと2週間ではどうにもならないな、ということが一目瞭然です(少なくても、私の走力では絶対無理そう)。

これを見て一気に、「こりゃ仕方ない」と気持ちを切り換えることができたのでした。

■3/6 (中止決定から一週間後)
→大会開催中止の経緯説明および対応についての報告

中止判断の理由や、参加料の一部返金などの細かい対応の報告が発表されました。

www.izutrailjourney.com/userdata/大会中止経緯8=q.pdf

・大会延期は行わない
・中止の場合でも返金はしないことになっているが、事情を鑑みて一部返金
・宿泊料/バスツアー費用は全額返金
・次回大会への優先エントリー権付与

といった内容です。延期するとなっても、また調整し直すのは現実的に難しいんでしょうね。

■3/14ぐらい?(ほぼ大会予定当日)
→チケット会社経由の一部返金用チケット/現金書留による宿泊代返金の郵送

上記で発表された通りの対応でした。多少なりとも戻ってきたので、よしとしましょうか・・・

***

以上、Izu Trail Journeyの大雪による中止の対応を時系列で振り返ってみました。

もちろん、もっと緊急性を求められるような状況では(東日本大震災とか福島原発事故対応のような)、より迅速な対応が求められることもあるかもしれませんが、今回の大会3週間前というタイミングと、大会の開催可否判断という内容からすると、とてもタイムリーな対応だったんじゃないかなと思います。

次のエントリで、もう少し感じたことを。

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